ベンチャー企業（非上場企業）におけるCOVID-19（新型コロナウイルス）に対応するための株主総会運営について　その3

これまでコロナ禍下での株主総会運営について、2度取り上げました。

「ベンチャー企業（非上場企業）におけるCOVID-19（新型コロナウイルス）に対応するための株主総会運営について」

「ベンチャー企業（非上場企業）におけるCOVID-19（新型コロナウイルス）に対応するための株主総会運営について　その2」

今回は、これまでの情報の更新を踏まえて、以前にご紹介した内容をアップデートします。

第１　省庁から発出された情報の更新状況

1　株主総会に関する法務省・経済産業省から発出されたものが更新されています。
「ベンチャー企業（非上場企業）におけるCOVID-19（新型コロナウイルス）に対応するための株主総会運営について　その2」の作成時点である2020年4月6日から、「株主総会運営に係るQ&A」も更新されています。

また、法務省は、 令和2年5月15日、 令和2年2月28日付け「定時株主総会の開催について」を更新しました。 

「商業・法人登記事務に関するＱ＆Ａ」も、令和2年5月1日に更新されています。

2 　「株主総会運営に係るQ&A」の更新内容
「株主総会運営に係るQ&A」（令和２年４月２日　経済産業省　法務省（令和２年４月１４日更新）（令和２年４月２８日最終更新））

更新された内容の主な点は、「株主等の健康を守り、新型コロナウイルスの感染拡大防止のために株主の来場なく開催することがやむを得ないと判断した場合には、その旨を招集通知や自社サイト等において記載し、株主に対して理解を求めることが考えられます。」という部分です。
要するに、 新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、オンラインのみでの開催がやむを得ないとの判断は、適法と判断される可能性があると考えられ、その際には、株主総会招集通知や自社のウェブサイトで、丁寧に理解を求め、参加方法や議決権行使などを案内することが望ましいと考えられる、というものです。
従前だと、結果的に、会場に事実上株主が出席していなかったとしてもよいという表現であったために、実際の出席は、かなり限定することはできるものの、予め「0人」、すなわちオンラインのみとすることは、難しいというようにも読めました。そのため、出席者を1人に限定し、経営株主が独占するという方法でもよいのか、仮にそうだとして、招集通知に「1人」と記載して、出席できる風を装うのは、ナンセンスではないか、といった疑問が生じたと思われます。そこで、法務省としては、「0人」、すなわちオンラインのみでもよいということを明確にしたのだと推測されます。
なお、これまでと同様、あくまで、法務省の見解ですので、裁判所の判断を拘束するものではない点には留意が必要です。ただ、私見として、裁判所も、これに準じた判断をする可能性は高いと予想します。
これを踏まえると、前回案内した【招集通知の文言の例】に、「当社は、当日、株主総会にお越しになる株主様を●名に限定させていただく予定であり、実際に来場する予定がある場合には、●年●月●日までに、●宛にご連絡ください。」という表現を記載しておりましたが、この部分は、外してもよいということになります。
外出自粛要請の状況も流動的であり、文言をシンプルにする変更もしています。

【招集通知の文言の例】

　さて、今般当社［第●回定時／臨時］株主総会を下記のとおり開催致しますので、ご出席下さいますようご通知申し上げます。また、本株主総会の付議事項の決議には、法令及び定款に基づく定足数を満たす株主のご出席を必要と致しますので、当日ご出席願えない場合は、お手数ながら後記の参考書類 をご検討いただいて、同封の委任状用紙に賛否をご明示賜り、ご捺印の上、折返しご送付下さいますようお願い申し上げます。

　ところで、昨今の、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止のため、当社は、株主との間で情報伝達の双方向性と即時性が確保された形でのオンラインを通じた出席を可能とするよう、準備しており、実際の会場への出席はお控えいただくこととさせていただきました。具体的には、当日、～～（URL等のオンライン参加方法）の方法で、ご出席下さい。株主の皆様におかれましては、同感染症への感染拡大防止の観点から、オンラインを通じた出席のみとさせていただくことに、ご理解をいただきますようお願い申し上げます。

（筆者の私案であり、裁判所で適法と認められることを保証するものではありません。）

第２　 定時株主総会の開催時期や基準日について

定時株主総会の開催時期や基準日について、法務省のウェブページによると、以下のとおりです。一部、割愛しています。

■■■引用開始■■■

１　定時株主総会の開催時期に関する定款の定めについて
　定時株主総会の開催時期に関する定款の定めがある場合でも，通常，天災その他の事由によりその時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じたときまで，その時期に定時株主総会を開催することを要求する趣旨ではないと考えられます。
　したがって，今般の新型コロナウイルス感染症に関連し，定款で定めた時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じた場合には，その状況が解消された後合理的な期間内に定時株主総会を開催すれば足りるものと考えられます。なお，会社法は，株式会社の定時株主総会は，毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならないと規定していますが（会社法第２９６条第１項），事業年度の終了後３か月以内に定時株主総会を開催することを求めているわけではありません。
 
２　定時株主総会の議決権行使のための基準日に関する定款の定めについて
　会社法上，基準日株主が行使することができる権利は，当該基準日から３か月以内に行使するものに限られます（会社法第１２４条第２項）。
　したがって，定款で定時株主総会の議決権行使のための基準日が定められている場合において，新型コロナウイルス感染症に関連し，当該基準日から３か月以内に定時株主総会を開催できない状況が生じたときは，会社は，新たに議決権行使のための基準日を定め，当該基準日の２週間前までに当該基準日及び基準日株主が行使することができる権利の内容を公告する必要があります（会社法第１２４条第３項本文）。
 
３　剰余金の配当の基準日に関する定款の定めについて
　特定の日を剰余金の配当の基準日とする定款の定めがある場合でも，今般の新型コロナウイルス感染症に関連し，その特定の日を基準日として剰余金の配当をすることができない状況が生じたときは，定款で定めた剰余金の配当の基準日株主に対する配当はせず，その特定の日と異なる日を剰余金の配当の基準日と定め，当該基準日株主に剰余金の配当をすることもできます。なお，このように，剰余金の配当の基準日を改めて定める場合には，２の場合と同様に，当該基準日の２週間前までに公告する必要があります（会社法第１２４条第３項本文）。

○ 参考情報  

（一部、割愛）
４ 「新型コロナウイルス感染症の影響を踏まえた企業決算・監査及び株主総会の対応について」の公表について
　新型コロナウイルス感染症の影響を踏まえた企業決算・監査等への対応に係る連絡協議会は，令和２年４月１５日，「新型コロナウイルス感染症の影響を踏まえた企業決算・監査及び株主総会の対応について」を公表しました（金融庁ホームページ を御覧ください。）。
　これは，新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて，３月期決算業務及び監査業務に大きな遅延が生じる可能性が高まっていることを踏まえ，通常６月末に開催される株主総会の運営等についての同協議会の考えを示したものです。
　また，続行の決議（会社法第３１７条）によりいわゆる継続会を開催する場合における留意点等については，「継続会（会社法３１７条について） 」【ＰＤＦ】も御覧ください。

５ 新型コロナウイルス感染症に関連した商業・法人登記における取扱いについては，「商業・法人登記事務に関するQ&A 」を御覧ください。

６ 令和２年５月１５日，会社法施行規則及び会社計算規則の一部を改正する省令（法務省令第３７号）が公布され，同日から施行されました（本省令の内容はこちら【ＰＤＦ】）。本省令は，新型コロナウイルス感染症の影響を踏まえ，本省令の施行の日から６か月以内に招集の手続が開始される定時株主総会に限り，単体の貸借対照表や損益計算書等をいわゆるウェブ開示によるみなし提供制度の対象に含めることとするものです。
　本省令の内容等については，「会社法施行規則及び会社計算規則の一部を改正する省令（令和２年法務省令第３７号）について」【ＰＤＦ】も御覧ください。  
■■■引用終わり■■■

６は、時限的に、単体のBS及びPLなどがウェブ開示によるみなし提供制度の対象になるという話であり、非上場企業で、そもそもウェブ開示していないということであれば、関係ないでしょう。

（文責：森 理俊）