S&W国際法律事務所
IPOと在宅勤務（就業規則に定めるべき事項と注意点）
近年働き方改革により在宅勤務を促進する動きが社会的に広まり、実際に在宅勤務制度を取り入れる会社が増えてきました。もっとも、これまで在宅勤務を認めていなかった会社が在宅勤務制度を導入しようとする場合、具体的には何をどうすればいいのかわからないという場合もあるかと思います。
IPO審査では就業規則などの規程類が適切に整備されているか、適切な労務管理が行われているかという点も審査対象となりますが、在宅勤務制度を導入する場合には関連する労働法規を考慮のうえで就業規則を適切に整備する必要があります。
弊所はIPOを目指す会社を法務的な立場から支援しており、本記事では、IPOを目指す会社が在宅勤務制度を導入する場合に、就業規則をどのように整備するべきか、その場合にどのような点に特に注意する必要があるかという点を解説いたします。
【この記事のポイント】
- IPO審査では就業規則などの規程類が適切に整備されているか、労働基準法等の法律に則り適切な労務管理が行われているかという点も審査対象となる（目次1）。
- IPOを目指す企業が在宅勤務制度の導入をする場合には、就業規則において、在宅勤務に関する規程を整備すべき（目次2）。
- 在宅勤務に関する規程を整備する方法としては、①既存の就業規則に修正・追記をする方法と、②在宅勤務に関する就業規則の細則を設ける方法があるが、在宅勤務に関する詳細な制度を整える場合には、②の方法がお勧め（目次3）。
- 厚生労働省のモデル就業規則を参考に、就業規則で定めるべき事項を決める（目次4）。
- 在宅勤務を導入する際には、①労務管理の方法、②中抜け時間・休憩時間の取り扱い、③フレックスタイム・事業場外みなし労働時間制の採否、④通信費等の取り扱い、⑤情報セキュリティ対策について、特に検討が必要である（目次5）。
目次
1 IPOと在宅勤務
IPO審査ではコンプライアンス（法令順守）が重要な審査項目となっており、その中では就業規則などの規程類が適切に整備されているか、労働基準法等の法律に則り適切な労務管理が行われているかという点も審査対象となります。
在宅勤務においては勤怠時間の管理方法など、労務管理の観点から問題となる事項が数多くあります。そのため、在宅勤務制度を導入する場合には、関連する労働法規の内容をふまえて就業規則を整備し、適切な労務管理の体制を整えておく必要があります。
2 就業規則において在宅勤務に関する規程を整備する必要性
在宅勤務を導入するにあたり、労働時間制度などの労働条件が通常勤務と同じであれば就業規則の修正等は法律上必須ではありません。また、労働条件が変更される場合であっても、対象となる労働者が限られている場合や、一時的な対応である場合などには、対象となる労働者と個別に、在宅勤務をすることやその際の労働条件を合意することにより対応することも考えられます。
もっとも、在宅勤務に関する勤務条件は、従業員の労働条件に関わるものであり、基本的には就業規則において明確に定めるべき事項といえます。また、IPO審査では、申請会社の各種労務関連規程等の整備状況・運用状況が確認されるため、IPO審査の観点からも在宅勤務について適切な規程類を整備しておくことが望ましいといえます。
したがって、IPOを目指す企業が在宅勤務制度の導入をする場合には、基本的には、就業規則の中に、在宅勤務に関する規程を整備すべきといえます。
3 就業規則の整備方法
在宅勤務制度を導入する場合には、まず社内において、どのような業務について在宅勤務が可能か、在宅勤務の対象となる従業員の範囲、在宅勤務を行う際の方法・ルール等について検討をする必要があります。
在宅勤務に関する規程を整備する方法としては、①既存の就業規則に修正・追記をする方法と、②在宅勤務に関する就業規則の細則を設ける方法があります。なお、細則の名称について特段の制限はありません。
以下では、在宅勤務に関する就業規則の細則を、「在宅勤務規程」といいます。
①の方法の場合、大幅な修正を加えるには手間がかかること、従業員からみると在宅勤務に関する記載がどこにあるのかがわかりづらいことから、在宅勤務に関する詳細な制度を整える場合には、②の方法をお勧めいたします。
②の方法による場合には、就業規則の中に、「従業員の在宅勤務に関する事項については、この規則に定めるもののほか別に定めるところによる。」といった、在宅勤務規程への委任規定を設ける必要があります。
このような規定を設けることで、在宅勤務規程は就業規則と一体のものとして扱われることになりますので、法律上就業規則に記載する必要があるとされている事項を②の在宅勤務規程に記載しても問題はないということになります。
なお、①②の方法いずれの場合であっても、就業規則を変更した場合には、従業員代表の意見書を添付し、所轄の労働基準監督署に届け出をするとともに、従業員に周知する必要があります（労働基準法89条、同90条）。
【根拠規定】
| 労働基準法第89条 （作成及び届出の義務） 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする（以下略）。 労働基準法第90条 （作成及び届出の義務） 1 使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。 2 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。 |
4 就業規則で定めるべき事項
就業規則や在宅勤務規程に具体的にどのような規定を設けるかについては、厚生労働省の「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～」（以下では「モデル就業規則」といいます。）が、規定の具体例や注意点などを記載しており、参考になります。
モデル就業規則において定められている事項は下記のとおりです。
| 第1条 在宅勤務制度の目的 第2条 在宅勤務の定義 どのような状態を在宅勤務と呼ぶのかを定義することで、就業規則や在宅勤務規程の下、どのような形態での在宅勤務が認められるのかを明らかとするための条項です。在宅勤務を行う際の執務場所を、自宅などに限定する必要がある場合はここで規定しましょう。 第3条 在宅勤務の対象者 在宅勤務の対象者は、従業員全体にすることも一定の部署や条件を満たす従業員のみにすることも可能です。在宅勤務制度を導入する目的をふまえて必要な対象者を選定しましょう。場合によっては、会社側から従業員に在宅勤務を命じることのできる条項を設けることも考えられます。 第4条 服務規律 在宅勤務時における服務規律に関する条項です。在宅勤務時においては特に情報セキュリティについての懸念がありますが、この点については、後記5(5)で詳述します。 第5条 在宅勤務時の労働時間 在宅勤務時においても適切な労働時間の管理が必要です。 この点については、後記5(1)で詳述します。 第6条 休憩時間 在宅勤務時においては、中抜け時間・休憩時間の取り扱いをどのようにするかという問題もあります。 この点については、後記5(2)で詳述します。 第7条 所定休日 第8条 時間外及び休日労働等 在宅勤務は長時間労働を招きやすいと言われています。 この点については、後記5(1)で詳述します。 第9条 欠勤 第9条の2 中抜け時間 この点については、後記5(2)で詳述します。 第10条 業務の開始及び終了の報告 この点については、後記5(1)で詳述します。 第11条 業務報告 第12条 在宅勤務時の連絡体制 第13条 給与 通勤手当の支給については、たとえば、月に10回以上在宅勤務を行った場合には定額ではなく、実費相当額を支給するなどの調整をすることも考えられます。その場合には就業規則又は在宅勤務規程に明記する必要があります。 第14条 費用の負担 在宅勤務の場合には、通信費等の費用を労使どちらが負担するかという点も問題なります。 この点については、後記5(4)で詳述します。 第15条 情報通信機器・ソフト等の貸与等 この点については、後記5(5)で詳述します。 第16条 教育訓練 第17条 災害補償 第18条 安全衛生 第19条 ハラスメント防止 |
5 在宅勤務制度を導入する際に特に注意すべき事項
以下では、在宅勤務制度を導入する際に、特に注意が必要な点について解説いたします。
(1) 労務管理の方法
在宅勤務であろうとも、労働基準法等の労働法規は当然適用されますので、企業は適切な勤怠管理を行う必要があります。 労働時間の適正な把握については、在宅勤務の場合であっても、厚生労働省が策定している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づいて行われることとされております。同ガイドラインでは、労働時間を記録する原則的な方法として、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録によること等が挙げられており、やむを得ず自己申告制によって労働時間の把握を行う場合においても、同ガイドラインを踏まえた措置を講ずる必要があるとされております。
在宅勤務の場合には、会社が労働者を監視することはできないため、労働者の勤務時間等を把握するための工夫が必要となります。例えば、1分単位の労働時間を管理できる勤怠管理ツールの導入や、始業・終業時刻の報告をWebやメールで行う仕組みを取り入れるなどといった対応が考えられます（モデル就業規則第10条参照）。
また、在宅勤務では、労働者が使用者と離れた場所で勤務をするため使用者の管理が弱くなることから、長時間労働を招くおそれがあると指摘されていますので、長時間労働を抑制するための工夫も必要となります。
厚生労働省策定の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」（以下では「テレワークガイドライン」といいます。）13～14頁では、長時間労働を防ぐための手法として、役職者から時間外、休日又は深夜におけるメールを送付することを自粛させる、深夜・休日のアクセス制限を設けるなどの方法が挙げられておりますので、参考にしてください（モデル就業規則第8条参照）。
IPOの審査では、過去の未払賃金の有無についても確認されますので、労務管理が適切になされておらず、割増賃金が適切に支払われていないといった事態が生じないように注意しましょう。
未払賃金の問題はIPO審査における最重要項目とも言われており、不適正な労働時間管理が未払賃金の原因となっている事例が多いと指摘されておりますので、上記のガイドライン等を参照に適正な労働時間管理を行うようにしましょう。
(2) 中抜け時間・休憩時間の取り扱い
在宅勤務においては、労働者が勤務から離れる時間が生じやすいため、このような中抜け時間をどのように取り扱うかという問題もあります。
テレワークガイドライン11～12頁では、このような中抜け時間について、労働基準法上、使用者は把握することとしても、把握せずに始業及び終業の時刻のみを把握することとしてもよいとされており、①中抜け時間を把握する場合には、休憩時間として取り扱い終業時刻を繰り下げたり、時間単位の年次有給休暇として取り扱う、②中抜け時間を把握しない場合には、始業及び終業の時刻の間の時間について、休憩時間を除き労働時間として取り扱うことなどが考えられるとしつつ、これらの取扱いについてはあらかじめ就業規則で定めておくことが重要とされています（モデル就業規則第9条の2参照）。
休憩時間については、労働基準法第34条第2項は、原則として休憩時間を労働者に一斉に付与することを義務付けておりますが、労使協定により、在宅勤務を行う労働者について、一斉付与の原則を適用除外とすることは可能です。
在宅勤務の場合には現実的に休憩時間を一律に設けることが難しい場合もあり得ますので、例えば、在宅勤務の労働者の休憩時間を「〇時から〇時の間において一時間」とする労使協定の締結を検討するとよいでしょう。
なお、一斉付与の原則の適用を受けるのは、労働基準法第34条に定める必要的な休憩時間についてであり、労使の合意により、これ以外の休憩時間を任意に設定することも可能です。
【根拠規定】
| 労働基準法第34条 （休憩） 1 使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。 2 前項の休憩時間は、一斉に与えなければならない。ただし、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定があるときは、この限りでない。 3 使用者は、第一項の休憩時間を自由に利用させなければならない。 |
(3) フレックスタイム・事業場外みなし労働時間制
在宅勤務制度を導入する場合、フレックスタイムや事業場外みなし労働時間制の採用も併せて検討されることが多いため、これらの制度について説明します。上記(1)記載のとおり、IPOの審査では、過去の未払賃金の有無についても確認されますので、フレックスタイムや事業場外みなし労働時間制を採用する場合には適切な制度設計を心がけ、未払賃金が発生しないように気を付けましょう。
(ⅰ) フレックスタイム制
フレックスタイム制とは、労働者が、1か月以内の一定期間（清算期間）の中で、一定時間労働をすることを条件に、1日の労働時間については、労働者が自ら始業時間及び終了時間を決定する制度です。
在宅勤務とフレックスタイム制を組み合わせることにより、より柔軟な働き方が可能となります。ただし、フレックスタイム制はあくまで始業及び就業時間を労働者の決定に委ねる制度に過ぎず、労働時間管理の必要がなくなるわけではないため、上記(1)で言及した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき、会社は各労働者の労働時間の把握を適切に行わなければなりません。
フレックスタイム制を導入する場合には、就業規則において、始業及び終業を従業員の決定にゆだねる旨を定めるとともに、対象となる従業員の範囲、清算期間、清算期間における総労働時間、標準となる一日の労働時間などを労使協定で定める必要があります（労働基準法第32条の3）。
【根拠規定】
| 労働基準法第32条の3 1 使用者は、就業規則その他これに準ずるものにより、その労働者に係る始業及び終業の時刻をその労働者の決定に委ねることとした労働者については、当該事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定により、次に掲げる事項を定めたときは、その協定で第二号の清算期間として定められた期間を平均し一週間当たりの労働時間が第三十二条第一項の労働時間を超えない範囲内において、同条の規定にかかわらず、一週間において同項の労働時間又は一日において同条第二項の労働時間を超えて、労働させることができる。 一 この項の規定による労働時間により労働させることができることとされる労働者の範囲 二 清算期間（その期間を平均し一週間当たりの労働時間が第三十二条第一項の労働時間を超えない範囲内において労働させる期間をいい、三箇月以内の期間に限るものとする。以下この条及び次条において同じ。） 三 清算期間における総労働時間 四 その他厚生労働省令で定める事項2 前項の休憩時間は、一斉に与えなければならない。ただし、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定があるときは、この限りでない。 （2項以下省略） |
(ⅱ) 事業場外みなし労働時間制
事業場外みなし労働時間制とは、労働者が労働時間の全部または一部について、事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定することができないときは、所定労働時間分の労働をしたものとみなす制度です。
在宅勤務の場合には労働時間の管理が難しいため、事業場外みなし労働時間制の導入が検討されることも多いですが、在宅勤務において労働時間の算定が困難であるというためには、①情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態におくこととされていないこと、②随時使用者の具体的な指示に基づいて業務を行っていないことといういずれの要件も満たす必要があるとされています（テレワークガイドライン8～9頁）。
このため、在宅勤務であるからといって安易に事業場外みなし労働時間制を適用することはできず、「労働時間を算定することができない」と裁判所が認定できるケースは多くないということにご注意ください。 これらの要件を満たし、事業場外みなし労働時間制を導入する場合、就業規則に記載のうえ、所轄労働基準監督署に届け出をする必要があります。
また、労使協定で定めた「みなし労働時間」が法定労働時間を超える場合は、原則として「事業場外労働に関する協定届」を所轄労働基準監督署に届け出る必要があります（労働基準法第38条の2）。
【根拠規定】
| 労働基準法第38条の2 1 労働者が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定し難いときは、所定労働時間労働したものとみなす。ただし、当該業務を遂行するためには通常所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合においては、当該業務に関しては、厚生労働省令で定めるところにより、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす。 2 前項ただし書の場合において、当該業務に関し、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合があるときはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がないときは労働者の過半数を代表する者との書面による協定があるときは、その協定で定める時間を同項ただし書の当該業務の遂行に通常必要とされる時間とする。 3 使用者は、厚生労働省令で定めるところにより、前項の協定を行政官庁に届け出なければならない。 |
(4) 通信費等の取り扱い
在宅勤務の場合には、通信費等の費用を労使どちらが負担するかという点も問題なります。
必ずしも通信費等の費用についてすべて会社が負担しなければならないというわけではありませんが、業務に必要な費用は会社が負担することが原則ですので、労働者に費用負担を求める場合には就業規則等に明確に定めるようにしましょう（モデル就業規則第14条参照）。
この点について、テレワークガイドライン5頁では、「テレワークに要する費用負担の取扱い」について、「テレワークを行うことによって労働者に過度の負担が生じることは望ましくない。」としたうえで、労使のどちらが負担するか、使用者が負担する場合における限度額、労働者が請求する場合の請求方法等について、あらかじめ労使で十分に話し合い、就業規則等において定めておくことが望ましいとされています。労働基準法上も、これらの費用負担を労働者にさせる場合には、就業規則への記載が必要とされております（労基法第89条第5号）。
(5) 情報セキュリティ対策
労働者に在宅勤務をさせる場合には、情報漏洩等を防ぐための情報セキュリティ対策が必要不可欠です。具体的には、ソフトウェアの貸与や端末管理、会社サーバーへのアクセスの可否やその方法、資料や情報等の持ち出しの可否とその管理方法等を検討のうえで、従業員が在宅勤務をするうえで遵守すべき事項を明確に定めておくことが必要となります（モデル就業規則第4条、第15条参照）。
情報の取扱いに関し定めるべき事項は多岐にわたるため、別途ガイドライン等を作成しておくことが望ましいでしょう（モデル就業規則第4条参照）。
在宅勤務を含むテレワークにおけるセキュリティ対策については、総務省が「テレワークセキュリティガイドライン」を策定しておりますので、こちらもご参照ください。
6 最後に
本記事では、IPOを目指す企業が在宅勤務を導入するにあたり、どのような規程類を整備すべきかということや、特に注意しなければならない点を取り上げましたが、実際に在宅勤務を導入する場合に検討すべき事項は極めて多岐にわたります。
適切な労務管理は企業経営の柱ともいえるものですので、実際に在宅勤務制度を導入する際には、専門家に規程類を確認してもらうことをおすすめします。
なお、厚生労働省が、「テレワーク総合ポータルサイト」にて、テレワークの導入状況、導入方法や必要ツール等、テレワークに関する様々な情報を発信しておりますので、在宅勤務などのテレワークの導入を検討する際にはぜひご参照ください。
